설명회를 준비하다 보면 자료가 부족해서 고민하는 경우보다 자료가 너무 많아서 무엇을 넣어야 할지 결정하기 어려운 경우가 있습니다.
사업개요, 추진배경, 서비스 내용, 운영계획, 일정, 실적, 사진, 통계자료까지 하나씩 보면 모두 필요한 내용처럼 보입니다. 그래서 기존 문서에 있는 내용을 최대한 빠짐없이 PPT로 옮기려는 경우가 많습니다.
하지만 설명회 PPT 제작은 가지고 있는 자료를 모두 보여주는 작업과는 다릅니다.
설명회에 참석한 사람이 발표를 들은 뒤 무엇을 이해해야 하고, 무엇을 기억해야 하며, 다음에 어떤 행동을 해야 하는지를 먼저 정해야 합니다.
목차
1. 설명회 PPT 제작은 왜 자료 정리부터 시작하면 안 될까요?
설명회 자료를 만들 때 가장 먼저 하는 일이 기존 자료를 한곳에 모으는 것입니다.
이 과정 자체는 필요합니다. 문제는 자료를 모은 다음 곧바로 어떤 내용을 PPT에 넣을지 결정하기 시작하는 것입니다.
자료를 기준으로 페이지를 만들면 기존 문서의 구조를 그대로 따라가기 쉽습니다.
보고서가 1장 사업개요, 2장 추진배경, 3장 세부사업, 4장 운영계획으로 되어 있다고 해서 설명회에서도 반드시 같은 순서로 설명해야 하는 것은 아닙니다.
설명회 PPT 제작에서는 문서를 읽는 순서보다 사람이 이야기를 듣고 이해하는 순서가 중요합니다.
누가 듣는가
왜 설명하는가
무엇을 남길까
자료 선별
따라서 처음부터 자료를 삭제하기보다는 설명회의 목적을 먼저 정한 뒤 그 목적에 필요한 자료를 골라내는 방식이 효율적입니다.
2. 같은 자료도 설명 대상에 따라 달라집니다
같은 사업을 설명하더라도 참석자가 누구인지에 따라 궁금해하는 내용은 달라집니다.
| 설명 대상 | 우선 확인할 가능성이 높은 내용 |
|---|---|
| 고객·이용자 | 무엇이 달라지는지, 어떻게 이용하는지 |
| 협력사·파트너 | 사업구조, 역할, 참여방식, 일정 |
| 내부 구성원 | 추진배경, 변경사항, 담당역할, 실행일정 |
| 기관·관계자 | 사업 필요성, 추진체계, 운영방안, 기대효과 |
그래서 기존 자료가 충분하더라도 설명회 참석자의 관점에서 다시 보면 강조해야 할 내용과 줄여도 되는 내용이 달라질 수 있습니다.
3. 자료보다 먼저 정해야 하는 3가지
설명회 PPT 제작을 시작하기 전에 최소한 다음 세 가지는 먼저 확인하는 것이 좋습니다.
① 청중
누가 참석하며 해당 주제에 대해 어느 정도 알고 있는지를 확인합니다.
② 목적
정보 전달, 사업 안내, 참여 유도, 제도 설명 등 이번 설명회에서 달성해야 할 목적을 정합니다.
③ 핵심 메시지
설명회가 끝난 뒤 참석자가 반드시 기억해야 하는 내용을 정합니다.
이 세 가지가 정해지면 기존 자료를 바라보는 기준도 달라집니다.
“이 자료가 중요한가?”보다 “이 자료가 이번 설명회의 목적을 설명하는 데 필요한가?”를 기준으로 판단할 수 있기 때문입니다.
4. 자료는 핵심·근거·참고로 나눠봅니다
자료가 많다면 처음부터 삭제할 자료를 찾는 것보다 역할별로 분류하는 편이 좋습니다.
핵심
반드시 전달해야 하는 내용
근거
핵심 내용을 뒷받침하는 정보
참고
필요할 때 확인할 세부자료
핵심 내용은 본문에 충분히 보여주고, 근거자료는 그래프·수치·사례 등으로 보완합니다. 설명 중 반드시 보여줄 필요가 없는 세부정보는 참고 페이지나 별첨으로 분리할 수도 있습니다.
이렇게 하면 자료를 무조건 삭제하지 않으면서도 본문이 지나치게 무거워지는 것을 줄일 수 있습니다.
5. 설명 순서가 잡히면 페이지가 달라집니다
자료의 우선순위를 정했다면 다음은 발표 흐름입니다.
설명회마다 세부구성은 달라지지만 일반적으로는 참석자가 왜 이 내용을 들어야 하는지 이해한 다음 구체적인 내용을 확인할 수 있도록 흐름을 설계합니다.
여기서 중요한 것은 이 순서를 모든 설명회에 그대로 적용하는 것이 아닙니다.
사업설명회인지, 주민설명회인지, 내부 설명회인지에 따라 필요한 흐름을 다시 설계해야 합니다.
6. 한 페이지에 하나의 역할을 줍니다
많은 내용을 줄이기 어려운 이유 중 하나는 한 페이지가 여러 역할을 동시에 하기 때문입니다.
예를 들어 한 장에 사업배경, 추진목적, 주요내용, 일정까지 모두 넣으면 글자 크기를 줄이는 것 외에는 방법이 없어집니다.
반대로 페이지마다 질문 하나에 답하도록 구성하면 내용을 나누는 기준이 생깁니다.
| 페이지 질문 | 보여줄 내용 |
|---|---|
| 왜 추진하나요? | 배경·필요성 |
| 무엇이 달라지나요? | 핵심내용·변경사항 |
| 어떻게 진행하나요? | 절차·운영방식 |
| 언제 무엇을 해야 하나요? | 일정·참여방법·후속절차 |
페이지 수를 무조건 줄이는 것보다 각 페이지가 답해야 할 질문을 명확하게 만드는 것이 우선입니다.
7. 설명회 PPT 제작 전 확인하면 좋은 체크리스트
설명회 자료 준비 체크리스트
□ 설명회 참석 대상은 누구인가?
□ 설명회의 가장 중요한 목적은 무엇인가?
□ 발표시간은 몇 분인가?
□ 반드시 전달해야 할 내용은 무엇인가?
□ 참석자가 이미 알고 있는 정보는 무엇인가?
□ 세부자료 중 참고자료로 분리할 수 있는 것은 무엇인가?
□ 설명회 이후 참석자가 해야 할 행동이 있는가?
□ 질의응답에서 추가로 필요한 자료가 있는가?
설명회 PPT 제작을 의뢰할 때도 기존 자료와 함께 이 내용을 알려주면 구성 방향을 잡는 데 도움이 됩니다.
원고를 완벽하게 줄여서 전달하기보다 기존 자료를 충분히 제공하고 누구에게, 왜 설명하는 자료인지를 함께 알려주는 편이 좋습니다.
15년간 기업·기관 문서를 제작하며 확인한 기준입니다.
소셜라인은 회사소개서, 사업계획서, 제안서, 발표자료, 보고서, 교육교안 등 다양한 목적의 PPT를 제작해 왔습니다. 자료가 많은 프로젝트에서는 곧바로 디자인을 시작하기보다 문서의 사용 목적과 대상, 핵심 메시지를 확인한 뒤 필요한 내용을 선별하고 전체 흐름을 다시 구성하는 과정을 중요하게 보고 있습니다.
설명회 PPT 제작 FAQ
Q. 기존 자료가 많아도 설명회 PPT 제작이 가능한가요?
가능합니다. 자료를 처음부터 직접 줄일 필요는 없습니다. 기존 자료를 검토한 뒤 설명회의 목적과 참석 대상에 따라 핵심자료, 근거자료, 참고자료로 구분해 구성할 수 있습니다.
Q. 설명회 PPT는 몇 페이지가 적당한가요?
정해진 페이지 수가 있는 것은 아닙니다. 발표시간과 설명해야 할 내용, 청중의 이해도에 따라 달라지므로 페이지 수보다 실제 발표 흐름을 먼저 확인하는 것이 좋습니다.
Q. 보고서나 사업계획서를 그대로 PPT로 만들면 안 되나요?
기초자료로 활용할 수 있지만 문서를 읽는 방식과 현장에서 설명을 듣는 방식은 다릅니다. 기존 문서의 목차를 그대로 옮기기보다 설명 순서와 핵심 메시지를 다시 구성하는 것이 좋습니다.
Q. 발표 원고도 함께 고려해야 하나요?
발표자가 실제로 설명할 내용과 PPT 화면이 서로 보완되도록 구성하는 것이 좋습니다. 화면에 모든 문장을 넣기보다 발표자가 설명할 부분과 화면에서 직접 보여줄 정보를 구분할 수 있습니다.
Q. 기존 PPT를 활용해서 새로 구성할 수도 있나요?
가능합니다. 기존 PPT에서 유지할 내용과 줄일 내용, 새롭게 구성할 내용을 구분한 뒤 현재 설명회의 목적에 맞춰 전체 흐름을 다시 설계할 수 있습니다.
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